Lab 02 · SYSTEM
Ein begrenztes Prozessmodell für Abweichungen zwischen Auftrag, Anlieferung, Lieferschein und Rechnung.
Konzeptstudie
Ein möglicher Nutzer- und Systemweg für dieses Problemfeld.
Der Kernmechanismus
Diese Ansicht verdichtet den Case auf die Interaktion, an der aus Information eine verständliche Entscheidung wird.
Ausgangslage
Auftrag, Bestellung, Materialeingang, Lieferschein und Rechnung werden an unterschiedlichen Stellen geprüft. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ein konkreter Anlass, strukturierte Rechnungsdaten ohne neue Medienbrüche in bestehende Abläufe einzubinden.
Quelle zum Anlass: BMF, FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026. Keine Rechtsberatung.
Möglicher Ansatz
Eine begrenzte Prüfkette kann relevante Belege und Zustände verbinden, ohne das bestehende ERP reflexhaft zu ersetzen.
Möglicher Nutzerweg
Jeder Schritt verändert den Zustand sichtbar. So wird aus einer offenen Situation ein Weg, den Menschen verstehen und Systeme weiterverarbeiten können.
Der Vorgang erhält eine eindeutige Referenz und einen prüfbaren Soll-Zustand.
Mengen, Positionen und Termine bleiben dem ursprünglichen Bedarf zugeordnet.
Ist-Mengen und Lieferscheindaten werden ergänzt, ohne vorhandene Fachsysteme vorschnell zu ersetzen.
Das System hebt Differenzen hervor; eine verantwortliche Person entscheidet über Ausnahme und Freigabe.
Was sich verbessert
Bestellung, Anlieferung und Rechnung erhalten einen gemeinsamen Bezug. Mengen-, Preis- oder Belegabweichungen landen gezielt bei der verantwortlichen Person statt im manuellen Sichtvergleich.
Bewusst begrenzt
ERP, Buchhaltung und fachliche Freigaben werden nicht ersetzt. Der erste Schritt verbindet einen klar abgegrenzten Belegfluss und macht nur die relevanten Differenzen sichtbar.